Ya tienes las mejores herramientas para trabajar desde casa? Desde Growlia os traemos en este post las mejores herramientas para el teletrabajo. A todos nos vendrían bien un par de herramientas de productividad. Sin duda alguna cualquiera tiene margen para mejorar en su trabajo y ser más eficiente.

Todo el mundo necesita herramientas. De la misma manera que un carpintero necesita un martillo y clavos un trabajador en remoto necesita internet y software. Las herramientas que usemos serán cruciales en nuestro trabajo y marcarán la diferencia entre la eficiencia y perder horas con una tarea. 

En este artículo queremos mostraros muchas aplicaciones que vale la pena conocer. Desde Growlia llevamos tiempo usando algunas como Slack, Asana o Zoom. Así pues manos a la obra, veamos cuáles de estas herramientas deberías tener en tu oficina virtual.

Herramientas para mantenerse conectado:

Es sorprendente cómo en estos últimos años ha cambiado la manera en la que nos comunicamos y trabajamos juntos. Podemos compartir documentos y acceder a ellos de manera Instantánea usando Dropbox, hacer una videollamada usando Skype, Usar software para acceder a un ordenador desde otra localización y editar documentos de manera conjunta en Microsoft o Google docs. Así como enviar mensajes instantáneos desde cualquier lado en cualquier momento. 

Pero para hacer todo eso necesitamos una buena conexión a internet. Por eso lo primero que necesitamos hacer es asegurarnos de tener buena conexión. 

Conexión a Internet

Es probable que ya sepas todo esto pero por si acaso aquí tienes guía rápida. Para el teletrabajo es conveniente tener contratado una conexión potente y rápida. Seguramente ya la tengas, pero si no es así no lo dudes, puede ser muy frustrante estar esperando a que se descarguen los documentos o oir a tus compañeros a trompicones en una videollamada.  

Otra posibilidad es que la conexión WiFi no llegue bien a la zona desde donde trabajas. Para saber en qué zona llega mejor puedes usar cualquier “test de velocidad” buscándolo en internet. Si necesitas trabajar desde una zona dónde no llega bien el WiFi puedes usar un repetidor. Puedes adquirir uno desde 30 euros ( aunque con la situación provocada por el confinamiento esto puede no ser una opción). Finalmente si tienes contratada una buena tarifa de datos para tu móvil puedes activar una zona Wifi y trabajar desde cualquier lado de la casa.

Acceder al ordenador de la oficina en remoto

Si es vital que accedas a todos los documentos que tienes guardados en el ordenador de sobremesa de la empresa o simplemente necesitas el software instalado en él o su potencia de procesamiento no temas. Puedes usar Remote Desktop client o Conexión a escritorio en remoto si tienes tu ordenador en Español. Este programa viene de serie en Windows y puedes descargarlo para Mac. Si además necesitas compartir pantalla en videoconferencias lo mejor es que uses Team Viewer o Chrome Remote DesktopLos dos son gratuitos para el uso personal. 

Las mejores herramientas para mantenerse conectado durante el confinamiento

Herramientas de comunicación

Chat en equipo

Hay muchas maneras de hablar con tu equipo (Email, llamada, videoconferencias etc). Tener un chat de equipo es similar con la diferencia que puedes evitar la fragmentación manteniendo toda la comunicación en el mismo canal. Siendo este canal un gran aliado para trabajar desde casa. En Growlia usamos Slack y tiene una versión gratuita. Slack te permite compartir documentos, previews de videos, tener chats interpersonales entre los miembros del equipo o incluso hacer una llamada de zoom escribiendo “/zoom” en el chat. 

Si buscas otras alternativas tienes: Discord , Twist, Microsoft teams, Google Hangouts chat o Flock

Pantalla compartida

Trabajar en la distancia puede afectar a la creatividad colaborativa. Para remediar esto puedes compartir tu pantalla al mismo tiempo que haces una llamada. Te sorprenderia lo que son capaces de conseguir una pantalla compartida y una conexión de voz. Puedes usar la herramienta que Slack ofrece. También puedes usar screenleap  o si lo prefieres Zoom aunque la limitación a 40 minutos de su versión gratuita puede ser un problema.


Video Conferencias

Es necesario mantener el cara a cara con tus compañeros de equipo. Trabajar en remoto puede ser solitario a veces, las videollamadas te ayudan a estar en sintonía con los miembros de tu equipo. Ver la cara de alguien al mismo tiempo que oyes su voz puede ayudar mucho a tener conversaciones efectivas. Google Hangouts es una de las maneras mas fáciles y accesibles para hacer videollamadas. Solo necesitas una cuenta de google, un ordenador con videocámara y puedes hacer una conferencia hasta con 10 personas. 

Nosotros utilizamos Zoom es una de las herramientas más fiables del mercado. Recientemente hicimos un webinar sobre el Cómo gestionar el teletrabajo en un entorno de crisis con más de 100 participantes.

Programas Office

Los paquetes office han ido cambiando de ser instalados a ser online. Tanto usando Microsoft Office Online como G Suite puedes fácilmente compartir documentos con otros y añadir comentarios. Además puedes usarlo desde cualquier dispositivo usando tu cuenta.

Tener las mejores herramientas de teletrabajo es vital para afrontar la crisis del coronavirus

 Notas, Gestión del tiempo y proyectos

Notas

Para las notas Evernote es la opción predilecta, dentro de la suite de software de Microsoft tenemos OneNote que es igual de válida. 

Gestión del tiempo y proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos se han convertido en programas muy populares en las oficinas. Si no los conocéis os recomendamos Asana. Puedes usar este software para hacer una lista de tareas, para gestionar los flujos de trabajo o como una herramienta de gestión de proyectos. Una alternativa válida para la Gestión del tiempo es OmniFocus disponible para Mac y IOs. Otra alternativa para la gestión de Tareas es Trello, que de manera fácil e interactiva te permite organizar el clásico sistema de post its en tu ordenador

Para crear Mind Maps tienes MindMeister que también te permite hacer un Brainstorming en línea y compartirlo en Vivo. Si junto a él usas MeisterTask podrás convertir de forma rápida un Mindmap en tareas. Estas son algunas de las mejores herramientas para la gestión de proyectos durante el teletrabajo.

 

Accesos y contraseñas

Finalmente para compartir rápidamente el acceso a múltiples cuentas de herramientas o webs es extremadamente útil y eficiente usar un plug-in de gestión de contraseñas. En Growlia usamos LastPass. Un gestor de contraseñas no solo elimina la mayoría de problemas derivados con memorizar múltiples contraseñas sino que te permite compartir a voluntad el acceso a cuentas. Sin preocuparte por perder el control de ellas.

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