¿Sabías que Jeff Bezos ha prohibido el uso de PowerPoint en sus reuniones? El fundador y CEO de Amazon declaró en su carta anual, y en el Foro sobre Liderazgo en el Centro Bush, que la “estructura narrativa” es más efectiva que el PowerPoint. Descubre en este artículo las mejores técnicas para dejar de lado las aburridas presentaciones y hacer tus reuniones más productivas. Impacta como un buen líder.

 

Según Bezos, los nuevos ejecutivos se enfrentan a un choque cultural en sus primeras reuniones de Amazon. En lugar de leer viñetas en una diapositiva de PowerPoint, todos se sientan en silencio durante unos 30 minutos para leer una “nota de seis páginas que está estructurada narrativamente con oraciones reales, oraciones temáticas, verbos y sustantivos”. Después de que todos hayan terminado de leer, discuten el tema. “Es mucho mejor que la típica presentación de PowerPoint por muchas razones”, apunta Bezos.

Como estudiante de narrativa en negocios durante los últimos 20 años, afirma exactamente por qué es mucho mejor:

1 Nuestros cerebros están “cableados” para la narrativa

Según algunos experimentos de neurocientíficos prominentes se sabe que el cerebro humano está conectado a la historia. Procesamos nuestro mundo en narrativa, hablamos en narrativa y, lo más importante para el liderazgo, las personas recuerdan y retienen la información de manera más efectiva cuando se presenta en forma de historia, no de viñetas.

 

2 Las historias son persuasivas

Aristóteles es el padre de la persuasión. Hace más de 2.000 años, reveló los tres elementos que todos los argumentos persuasivos deben tener para ser eficaces. Llamó a estos elementos “apelaciones”. Son: ethos, logos y pathos. Ethos es carácter y credibilidad. Logos es lógica – un argumento debe apelar a la razón. Pero el espíritu y los logos son irrelevantes en ausencia de patetismo: emoción.

Los neurocientíficos han descubierto que la emoción es el camino más rápido al cerebro. “En realidad soy un gran fanático de las anécdotas en los negocios“, dijo Bezos en el foro de liderazgo mientras explicaba por qué lee los correos electrónicos de los clientes y los reenvía al ejecutivo correspondiente. “A menudo, dice, las anécdotas de los clientes son más perspicaces que los dato”s.

 

Bezos entiende claramente que la lógica (datos) debe estar casada con pathos (narrativa) para tener éxito.

 

3 Las imágenes son mucho más poderosas que el texto solo

La información clasificada por puntos no inspira. Explicar historias sí. En pocas palabras, el cerebro no está diseñado para retener información que está estructurada como viñetas en una diapositiva. Recordamos las cosas mucho mejor cuando vemos imágenes del objeto o tema que cuando leemos texto en una diapositiva. Por eso, si eliges usar diapositivas, utiliza más imágenes que palabras, y no viñetas.



 

Lecciones para hacer una presentación de alto impacto según el Consejo de Desarrollo Empresarial de Forbes

Además de Bezos, nos parece muy relevante presentaros las técnicas de liderazgo que utilizan los miembros del Consejo de Desarrollo Empresarial de Forbes para que las reuniones sean más productivas. Dinos si ya aplicáis algunas de ellas u os animáis a incorporarlas 😉

 

Haz que los participantes envíen sus agendas personales

Para evitar robar tiempo innecesario, es muy útil pedir a los integrantes de la reunión que presenten su agenda personal antes de asistir. Hay ocasiones en que no es necesario atraer a todo el equipo si no va a haber un retorno de la inversión (ROI) importante; por lo tanto, solo aquellos que participan activamente deberán unirse y todos los demás serán informados a través de las notas de la reunión. –  Jared Shaner,  Trellis

 

Enfócate en resultados, acciones y plazos

Enfoca las conversaciones orientadas a los resultados. Comienza con el resultado potencial, los pasos de acción necesarios para implementar la solución, el plazo de finalización y luego asignar responsabilidades para asegurarse de que todos los participantes sean responsables del éxito del proyecto. Evita las presentaciones largas y asegúrate de usar el tiempo de todos de una manera pragmática y eficiente. – Joey Holt ,  Amerisleep

 

Mantén los ordenadores cerrados

Varios estudios demuestran que las personas retienen menos información cuando están con sus ordenadores portátiles. Esto no es sorprendente, ya que es un desafío participar en una reunión cuando están realizando múltiples tareas y distraídas por otras prioridades. Pide, si es posible, a los miembros del equipo que cierren sus portátiles para enfocarse en el tema en cuestión y hacer que la reunión sea más productiva. –  Rakhi Voria,  Microsoft

 

Deja claro el propósito

Antes de comenzar cada reunión establece una breve revisión del propósito de ésta. Todos tenemos reuniones semanales que pueden comenzar a perder valor con el tiempo. En cierto punto, todos comienzan a preguntarse qué sentido tiene. Al comenzar cada reunión con una reafirmación del propósito de este encuentro, se crea una alerta a los participantes un punto focal para mantener la alineación. – Brandon Ficara,  Toco Garantía

 

Establece prioridades claras

Cada reunión debería englobar tres puntos: 1) el equipo interno, 2) los clientes y 3) el negocio. Éste es un orden de prioridad útil para discutir temas urgentes y planes futuros, y permite mantenerte enfocado en más temas centrales a la vez. – Tommy McNulty ,  Fundera.

 

Pide participación

Anima a cada miembro de la reunión que informe, presente o llame al azar a las personas para que contribuyan a la conversación en lugar de esperar a que ofrezcan comentarios o sugerencias. No hay nada mejor para que presten atención en tus futuras reuniones que atraparlos desprevenidos cuando se les llama inesperadamente. –  Jen Tadin,  Gallagher

 

Haz preguntas abiertas

Es mejor hacer preguntas abiertas al equipo y discutir abiertamente los temas. Cada persona se alimenta de la otra, con discusiones y diferentes perspectivas que conducen a resultados sustanciales. –  Wayne Elsey,  Elsey Enterprises

 

Evita el pensamiento grupal

Es interesante no dispersar el foco de la reunión en opiniones genéricas, grupales. Para ello, pide opinión individualizada y busca contrapuntos como una forma de ver los problemas desde múltiples ángulos. De esta manera, en lugar de simplemente estar de acuerdo con el grupo, se puede iniciar un debate saludable en el que las personas vean y piensen en otros puntos de vista que normalmente pueden haber ido en contra de su proceso de pensamiento natural. –  Christian Valiulis,  Sistemas Automáticos de Nómina.

 

Experimenta siempre

Dane Matheson, de Alpha, asegura que se esfuerzan por ser una organización basada en experimentos. Estudian qué decisiones funcionan y cuáles no en cada reunión para que sea un aprendizaje de cara a toda la organización y vayan optimizando cada vez más hasta conseguir reuniones 100% productivas.

 

No te vayas por las tangentes

Es fácil para una reunión ir de lado rápidamente. Todos conocemos a esa persona que se va por tangentes no relacionadas con la reunión en sí. Una forma de asegurar que las personas se mantengan en el tema cuando comienzan a divergir es detenerlas y preguntar cortésmente “¿está relacionado con esta reunión?” Esto los obliga a reevaluar sus pensamientos y a centrarse en lo que realmente querían decir. – Christopher Kingman,  TransUnion

 

Ahora es tu turno, ¿cómo optimizarás tus próximas reuniones en función de todo lo aprendido?

 

Aniol Quer | CEO Growlia Experto en Recursos Humanos y desarrollo personal. Más de 6 años de experiencia gestionando equipos de marketing y ventas en startups de alto crecimiento.

 

 

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