La Matriz Eisenhower, también conocida como Matriz Urgente-Importante, ayuda a decidir y a priorizar las tareas según su urgencia y la importancia que tienen, clasificándolas de manera que se puedan delegar o no hacer.

La estrategia de Eisenhower para actuar y organizar las tareas es simple. Para decidir sólo hace falta que separes las acciones según cuatro posibilidades:

  • Urgente e importante (tareas que realizarás de inmediato).
  • Importante, pero no urgente (tareas que harás más adelante).
  • Urgente, pero no importante (tareas que delegarás a otra persona).
  • Ni urgente ni importante (tareas que eliminarás).

Lo mejor de esta matriz es que puede utilizarse para planes de productividad a gran escala (“¿Cómo debo dedicar mi tiempo cada semana?”) Y para planes diarios más pequeños (“¿Qué debo hacer hoy?”).

 

 

Dwight Eisenhower vivió una de las vidas más productivas que se pueda imaginar. Fue el 34º presidente de los Estados Unidos desde 1953 hasta 1961. Antes de convertirse en presidente, se desempeñó como general en el ejército de los Estados Unidos y como comandante supremo de las fuerzas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial. Más tarde, también se convirtió en el primer comandante supremo de la OTAN.

Dwight tuvo que tomar decisiones difíciles continuamente sobre en cuál de las muchas tareas debía concentrarse cada día. Esto finalmente lo llevó a inventar el famoso principio de Eisenhower, que hoy nos ayuda a priorizar por urgencia e importancia.

 

¿Cómo utilizar la matriz Eisenhower?

La priorización de tareas por urgencia e importancia resulta en 4 cuadrantes con diferentes estrategias de trabajo:

  1. Llamamos al primer cuadrante “Prioridad”, ya que son tareas importantes que deben realizarse hoy o como muy tarde mañana. Un ejemplo de este tipo de tarea podría ser revisar un documento importante para tu manager.
  1. El segundo cuadrante lo llamamos “Horario”. Son tareas importantes, pero menos urgentes. Los gerentes de tiempo profesionales dejan menos cosas sin planificar y, por lo tanto, tratan de administrar la mayor parte de su trabajo en el segundo cuadrante. Así, pueden reducir el estrés al terminar con las tareas pendientes e importantes a una fecha a corto plazo.
  1. El tercer cuadrante es para aquellas tareas que podrías “Delegar”, ya que son menos importantes para ti que otras, pese a ser bastante urgentes. Debes realizar un seguimiento de las tareas delegadas por correo electrónico, teléfono o dentro de una reunión para verificar su progreso más adelante. Un ejemplo de una tarea delegada podría ser alguien que te llame para pedirte un favor, puedes delegar esta responsabilidad sugiriendo a otro compañero o dándole a la persona que llama la información necesaria para que él mismo se ocupe.
  1. El cuarto y último cuadrante es ‘Eliminar’’. Está ahí para ayudarte a resolver las cosas que no deberías estar haciendo. Es muy útil para descubrir y detener los malos hábitos, como navegar demasiado por Internet por ocio y te roba tiempo para poder realizar tareas importantes del primer y segundo cuadrante.

 

 

Las tareas urgentes son cosas a las que sientes que debes reaccionar: correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto, noticias. Y las tareas importantes son cosas que contribuyen a la misión, valores y metas a largo plazo de la organización.

Separar estas diferencias es lo suficientemente simple como para hacerlo una vez, pero hacerlo continuamente puede ser difícil. La matriz Eisenhower te  proporciona un marco claro para tomar las decisiones una y otra vez. Y como todo en la vida, la consistencia es la parte difícil.

Con demasiada frecuencia, utilizamos la productividad, la gestión del tiempo y la optimización como una excusa para evitar la pregunta realmente difícil: “¿Realmente necesito estar haciendo esto?”

 

“Estar ocupado es una forma de pereza: pensamiento vago y acción indiscriminada”, Tim Ferriss,

 

La matriz de Eisenhower es particularmente útil porque nos lleva a cuestionar si una acción es realmente necesaria, lo que significa que es más probable que muevas las tareas al cuadrante “Eliminar” en lugar de repetirlas sin pensar.

 


Cómo puede la matriz Eisenhower ayudarte a lograr tus objetivos

Puede que te cueste eliminar las actividades de pérdida de tiempo, existen dos preguntas que te ayudarán a aclarar todo el proceso detrás del Eisenhower Box.

  • ¿Para qué estoy trabajando?
  • ¿Cuáles son los valores fundamentales que impulsan mi vida?

Responder a estas preguntas ayuda a aclarar las categorías para ciertas tareas de la vida personal y profesional. Decidir qué tareas realizar y cuáles eliminar se vuelve mucho más fácil cuando tienes claro lo que es importante para ti.

Las matriz de Eisenhower no es una estrategia perfecta, pero es una herramienta útil para la toma de decisiones a fin de aumentar la productividad y eliminar los comportamientos que consumen energía mental, pierden tiempo y rara vez llevan a los objetivos establecidos.

 

5 consejos de administración del tiempo cuando se trabaja con la matriz de Eisenhower 

  1. Poner las cosas pendientes en una lista libera tu mente. Pero siempre pregunta qué vale la pena hacer primero.
  2. Intenta limitarte a no más de ocho tareas por cuadrante. Antes de agregar otra, completa primero el más importante. Recuerda: no se trata de recolectar sino de terminar tareas.
  3. Siempre debes mantener una sola lista para las tareas comerciales y privadas. De esa manera, nunca podrás quejarte por no haber hecho nada por tu familia o para ti mismo al final del día.
  4. No te distraigas tú ni permitas que los demás te distraigan. No dejes que otros definan tu prioridad. Planifica por la mañana, luego trabaja en tus cosas.
  5. Finalmente, trata de no posponer tanto.

 

Lectura recomendada; Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas por Stephen Covey

 

Pilar Fernández | Marketing & PR Growlia Consultora de Inbound Marketing y copywriter. Máster en desarrollo personal y liderazgo. Sólida experiencia en startups y agencias de comunicación internacionales.

 

 

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