La reciente crisis del coronavirus nos ha obligado a trabajar en remoto en un esfuerzo por minimizar el impacto de esta pandemia en la salud pública. Ahora el reto que las empresas tenemos entre manos es cómo minimizar el impacto que el confinamiento tiene en nuestros compañeros y equipos. Por eso os damos estás 6 claves para apoyarte en la transición al trabajo en remoto.
Por suerte para todos nosotros el teletrabajo es una tendencia que lleva en auge desde hace unos años. El verdadero reto yace en la gestión de toda una plantilla trabajando en remoto al mismo tiempo.
Cómo hacer una transición exitosa al teletrabajo temporal.
1 – Establecer un equipo de liderazgo en remoto
Dar el salto al teletrabajo para una plantilla entera puede desatar un terremoto de problemas. Para minimizar el impacto de este cambio es conveniente evaluar a los managers actuales. Las competencias en liderazgo, comunicación serán la clave para gestionar este cambio.
Los “middle managers” son actores principales que deben liderar el cambio y actuar como referencia así como comunicar recursos y prácticas para responder a preguntas que inevitablemente tendrán más o menos todos los empleados en algún momento.
2 – Abrazar el concepto de los DRIs
Una parte central del trabajo de un equipo de liderazgo en remoto puede ser asignar a DRIs. Trabajar en remoto hace que en muchas ocasiones haya descoordinación. Puede hacer más complicado consultar a todo el mundo antes de tomar una decisión.
El concepto de DRIs (Direct Responsible Individuals) asigna como últimos responsables de tomar decisiones específicas a las personas que hacen el trabajo. Estas personas deben ser animadas a pedir inputs pero en última instancia tienen libertad para decidir qué hacen en su trabajo.
No hace falta cambiar toda la jerarquía en la toma de decisiones pero se puede aprender de este concepto. Para fomentar la iniciativa y por ende la productividad la gente de tu equipo debe sentirse con poder para tomar sus propias decisiones sin enfrentarse a repercusiones negativas. Esto no significa que no se pueda discutir con ellos las cosas que no salen como se esperaban. Pero si los trabajadores no sienten que pueden tomar decisiones sin miedo a un castigo dudarán en tomar acciones hasta llegar a un consenso. Este hecho puede reducir la productividad.
3 – Crear un Guía de buenas prácticas y preguntas frecuentes
Puede ser un inicio rudimentario pero puede solucionar muchas preguntas urgentes. Comunicarlo a toda lo compañía es vital. Así como actualizarlo frecuentemente con preguntas frecuentes herramientas y accesos. Puede ser un documento compartido en Google drive, una página web o cualquier solución que proporcione acceso fácil y rápido a todos los trabajadores.
Documentar frecuentemente procesos importantes y estructurar las tareas que normalmente se comunicaban de manera informal o verbal en la oficina.
4 – Crear un plan de Comunicación efectivo
Las soluciones empleadas con anterioridad pueden no ser suficiente, no basta con sustituir las reuniones por conferencias en vídeo, tener las herramientas no implica necesariamente usarlas en su máximo potencial.
En estas situaciones es interesante crear el equivalente virtual a una sala de reuniones. Creando un link propio por equipo donde se pueda entrar o salir de la videoconferencia con libertad. En estas reuniones es importante tener la cámara conectada a no ser que haya algún inconveniente.
Todo esto ayuda a aclimatar a los miembros de tu equipo a el trabajo en remoto. Ya que la interacción personal y más informal que ocurre en estos medios no se puede sustituir usando un medio escrito. Informal no tiene porqué ser antónimo de seriedad ni las reuniones deben desorganizadas. Prácticas como tener un meeting lead que se asegure que la conversación y las opiniones personales fluyan puede ser muy beneficioso.
Usar las herramientas correctas y definir los canales de comunicación ayudarán a mantener a tu equipo unido y motivado.
5 – Minimizar y estandarizar las herramientas de teletrabajo
Mientras se funciona en remoto es importante minimizar el número de herramientas diferentes que se utilizan. Cuando todo el mundo estaba en la oficina o tan solo algunos trabajadores trabajaban en remoto cada día se podía mantener flexibilidad en las herramientas que los trabajadores decidían usar. A no ser que esté establecido por la compañía de manera natural los individuos escogen las herramientas de teletrabajo que mejor se adaptan a sus gustos. Sin embargo con la crisis del coronavirus rampante y toda la plantilla teletrabajando este hecho puede provocar confusión.
El riesgo de fragmentación y desinformación es muy grande puesto que existen una gran variedad de herramientas gratuitas disponibles a nuestro alcance. Utilizar solo Google docs; y una única herramienta de mensajería para toda la compañía es interesante.
En Growlia utilizamos Slack pero una alternativa útil es Microsoft Teams. Si canalizamos el máximo de comunicación a través una única herramienta de chat obtendremos una visibilidad mucho mayor. Crear diferentes secciones o chats en la misma herramienta ayuda a compartimentar sin aislar.
Como se ha comentado en el punto 3 la documentación es clave en estos procesos y hará que los empleados puedan encontrar las herramientas políticas y protocolos más fácilmente. Para empresas sin una cultura de la documentación establecida esto puede ser un reto. Sin embargo no podría ser más vital en el contexto del coronavirus.
6 – Liderar el cambio cultural
Los líderes se encontrarán con resistencia al cambio desde un buen principio. La mayor parte de la gente por naturaleza se resiste al cambio, este hecho puede empeorar si se hace en tiempos de crisis. Poner el máximo empeño y reconocer esta nueva realidad es vital. No se puede negar que el confinamiento trae consigo una serie de retos. Dar poder a todos para contribuir al éxito del modelo en remoto es importantísimo.
Esto es especialmente cierto en empresas con una fuerte cultura de oficina. Los líderes deben reconocer que pasar a trabajar en remoto es más un cambio progresivo que no un botón que se puede encender y apagar. Es importante que los managers estén dispuestos a trabajar e iterar en lo que no funciona, y continuar buscando nuevas soluciones constantemente. Como en cualquier situación la gestión de equipos se reduce a la confianza, la comunicación y la gestión de los objetivos.
Convertir los problemas en oportunidades:
El Covid-19 ofrece un reto único pero al mismo tiempo una oportunidad, para reforzar la cultura de la empresa. Para evaluar y ayudar a nuestros managers a crecer. Es también una oportunidad para probar los pros y contras del teletrabajo. Una herramienta que nos podrá seguir siendo útil más allá de lo que dure la crisis del coronavirus.
Un momento de incertidumbre puede ser el mejor momento para invertir en el talento humano de la compañía. Ya que son ellos quienes trabajan constantemente para mantener el barco a flote durante la tormenta. Trabajar con tus managers para que sepan cómo actuar en estas situaciones de cambio así como ofrecerles las herramientas para desarrollar sus habilidades puede convertir un reto en una oportunidad.
