En un equipo de trabajo cada miembro forma parte de un proyecto en común, y sólo implementando una buena estrategia de comunicación interna (a largo plazo), se puede asegurar la máxima eficacia y transparencia.

Esta magia empieza cuando se tiene y se promueve un espíritu de colaboración. Compartir ideas permite ahorrar un tiempo de gran valor y mejorar el desempeño de trabajo. Se trata de saber escuchar, delegar, confiar y dividir tareas a realizar, uniendo fortalezas para que cada profesional pueda liderar según sus habilidades. Pero si esto no ocurre, el equipo se convierte en un motor que no funciona porque varias de sus piezas fallan o no están conectadas.

El compromiso de los empleados es proporcional a la buena comunicación que haya en la oficina. Una comunicación eficaz reduce la tasa de rotación porque equivale a trabajar de forma más motivada. Por lo tanto, ese motor debe estar bien engrasado: el equipo colabora con armonía, cada miembro aporta su experiencia al proyecto y las diferentes partes del proyecto se ajustan de forma natural.

 

La productividad aumenta cuando hay confianza entre los diferentes miembros del equipo, creando vínculos fuertes y un sentido de lealtad entre sí. Y, por ende, el negocio aumenta los resultados.

 

Veamos 4 buenas prácticas para mejorar la comunicación interna y cómo puedes apoyarte en la tecnología para ahorrar mucho tiempo y ayudar a trabajar de manera más efectiva.

 

1 Fomenta un espacio de trabajo con espacios abiertos

Según un artículo de Forbes, al dejar la puerta de la oficina abierta o al fomentar un ambiente de trabajo con espacios abiertos se está comunicando claramente a los empleados que todos son parte del mismo equipo. Algo tan sencillo como esto, da al equipo un mensaje de transparencia, una condición clave para mejora la confianza en el lugar de trabajo.

Asimismo, mantener la puerta de la oficina abierta también está comunicando a todo el personal que pueden acudir a ti en cualquier momento para pedir ayuda y escuchar tus consejos, por lo que fomenta la interacción entre compañeros.

El otro aspecto positivo de esta iniciativa es que la información no se queda únicamente en las reuniones. Los espacios abiertos permiten seguir tratando temas para que continuamente siga progresando el proyecto.

 

 

2 Establece claridad de roles y responsabilidades

Si un miembro del equipo no sabe exactamente qué se espera de él, es probable que tenga problemas para hacer su trabajo correctamente. Por ello, como jefe de proyecto, es fundamental dejar bien claro los roles y responsabilidades de cada miembro. Esto evitará dar instrucciones poco claras y malentendidos que puedan causar problemas.

En este punto, es interesante conocer la matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por las iniciales de los tipos de responsabilidad). Ésta se utiliza generalmente en la gestión de proyectos para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera, se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a una persona o a un equipo.

 

El significado de las siglas RACI

“R” – Responsable. Es el rol encargado de realizar la tarea (no el que tiene la capacidad de decidir cuando está completo o no).

“A” – Aprobador. Es el rol que aprueba el trabajo realizado por el Responsable.

“C” – Consultado. Son aquellas personas que son consultadas sobre la cuestión, personas a las cuales se les pregunta su opinión sobre algún aspecto de la tarea ya bien sea porque deben tenerse en cuenta o porque son expertos en la materia.

“I” – Informado. Son aquellas personas a las que hay que mantener informadas sobre la evolución de la tarea.

 

Fuente: Pinterest 

 



3 Desarrolla el espíritu de equipo

Además de dar la oportunidad de conocerse mejor, crear este espíritu de equipo es lograr un espacio en el que todos los integrantes sientan que vale la pena participar.

Desde fines de semana organizados para fortalecer el teambuilding a través de la formación, competiciones, venir a la oficina los viernes con un código de vestimenta más informal, o conseguir una pausa del café juntos en un ambiente amigable. Se trata de momentos donde los integrantes de la organización tienen la oportunidad de relajarse, lejos de los compromisos de su agenda laboral.

→ Te recomendamos:  Las 3 mejores actividades para mejorar el Teambuilding 

 

4 Utiliza herramientas de gestión de proyectos para organizar todas las tareas

Es la mejor manera de tener un control exhaustivo del progreso del proyecto. Estas herramientas ayudan a mejorar muchísimo la eficiencia y productividad en toda organización, además de fomentar el trabajo en equipo.

Importante: no son herramientas de control, sino servicios que nos permite trabajar de manera ordenada y lineal sabiendo en todo momento en qué estado del proyecto nos encontramos, tanto desde el punto de vista personal como global.

Las herramientas de gestión de proyectos mejoran la capacidad de organización y, sobre todo, de reacción ante los imprevistos que van apareciendo.

 

Nosotros hemos utilizado Trello y creemos que es ideal porque puedes:

• Crear tableros para organizar cualquier proyecto en el que estás trabajando.
• Utilizarlos solo o invitar a compañeros a que colaboren.
• Personalizar flujos de trabajo para distintos proyectos
• Añadir listas de tareas pendientes en tarjetas
• Asignarse tareas a uno mismo y a tus colaboradores
• Realizar comentarios sobre los distintos elementos con tus compañeros
• Adjuntar archivos de Google Drive y Dropbox
• Cargar fotos y vídeos
• Mostrar tarjetas en una vista de calendario con el Power-Up Calendario
• Trabajar sin conexión y los tableros se sincronizarán automáticamente cuando te vuelvas a conectar

 

Ahora te toca a ti 🙂 ¿Qué estrategias utilizas para mejorar la comunicación interna de tu organización? ¿Alguna idea diferente? ¡Somos todo oídos!

 

Pilar Fernández | Marketing & PR Growlia Consultora de Inbound Marketing y copywriter. Máster en desarrollo personal y liderazgo. Sólida experiencia en startups y agencias de comunicación internacionales.

 

 

 

New call-to-action